Cách quản lý hiệu quả một nhóm từ xa

Ảnh của Alex Kotliarskyi trên Bapt

Với sự gia tăng của các doanh nhân kỹ thuật số, cần phải có các nhóm ảo. Tìm nhân viên từ xa và đưa họ lên tàu là một phần của phương trình. Sau đó là thời gian để bắt đầu quản lý chúng. Làm thế nào để chúng ta quản lý các nhóm từ xa hiệu quả? Làm thế nào để đảm bảo rằng họ hiểu chính xác trách nhiệm của mình và thực sự đang làm việc với những gì mà Google giao cho họ, thay vì dành thời gian ở nơi khác? Chúng tôi có thể làm gì để thúc đẩy họ làm việc tốt hơn và tham gia, giao tiếp thường xuyên và tìm hiểu nhau? Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tìm câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này và trở nên tốt hơn trong việc quản lý nhóm từ bất cứ đâu trong thế giới:

1. Khuyến khích sự minh bạch.

Là một người quản lý và lãnh đạo, bạn cũng cần phải dẫn dắt bằng ví dụ. Bạn có thể hy vọng các nhân viên từ xa của bạn sẽ mở ra, làm quen với bạn hoặc thảo luận về các dự án và chia sẻ ý kiến ​​của họ, nếu bạn không tự làm điều đó.

Hãy minh bạch. Để họ tham gia vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp, chia sẻ với họ tầm nhìn và mục tiêu của công ty, để họ cộng hưởng với điều đó. Sau đó, đặt kỳ vọng rõ ràng, nói với họ một số điều về bản thân và để họ nói về những điều khác ngoài công việc.

Đó là khi các cuộc họp ảo có ích.

2. Tổ chức các cuộc họp thường xuyên.

Đây là một trong những thử thách khi làm việc với một đội ở xa vì mọi người đều ở một múi giờ khác. Nhưng bạn có thể làm điều đó.

Cách duy nhất để hiểu loại người bạn có trong nhóm là gặp gỡ ít nhất một lần một tuần và chỉ cần tạo một môi trường thân thiện và trung thực, nơi mọi người có thể nói về bất cứ điều gì. Hãy coi nó là cà phê ảo và thậm chí gọi nó theo cách đó.

Có nhiều lợi ích cho các cuộc họp ảo. Nó không thành vấn đề nếu các công nhân ở xa đang đi du lịch, ở nhà, tại một không gian làm việc chung hoặc trong một quan tài. Vấn đề là đăng nhập vào phần mềm bạn sử dụng cho các cuộc họp như vậy và thư giãn trong nửa giờ tới.

Theo thời gian, bạn sẽ kết nối với nhau và sẽ cảm thấy giống một đội hơn.

3. Tổ chức công việc của bạn.

Một cấu trúc phù hợp là những gì thúc đẩy bất kỳ doanh nghiệp. Quản lý mọi người trên toàn cầu mà không biết mọi người đang làm gì và có nhiều dự án trong tay bạn có thể dễ dàng biến công việc thành hỗn loạn. Đó là lý do tại sao bạn cần tạo quy trình và thực hiện các hệ thống quản lý dự án, đặt quy tắc và chia sẻ chúng với mọi người trong nhóm.

Để bắt đầu, sắp xếp tất cả dữ liệu, phân loại dữ liệu và cung cấp cho tất cả các thành viên trong nhóm. Quyết định phong cách giao tiếp cho từng tình huống. Ví dụ: bạn có thể gửi email cho nhau về những thứ có thể chờ, nhưng cũng có thể sử dụng một phòng trò chuyện mà LỚN mở 24/7 nếu có gì đó khẩn cấp xuất hiện.

Đặt thời hạn rõ ràng và đảm bảo mọi người đều biết các bước tiếp theo của dự án. Tận dụng các tùy chọn cộng tác và chia sẻ mà các công cụ quản lý dự án cung cấp để bạn có thể thấy những gì người khác đang làm và những gì còn lại để thực hiện.

4. Sử dụng một công cụ theo dõi thời gian.

Một thứ khác bạn cần trong kho vũ khí của mình là một công cụ theo dõi thời gian. Đây là một cách hiệu quả để giữ cho nhân viên của bạn theo dõi, xem xét hiệu suất của họ, đặt mục tiêu rõ ràng và tăng năng suất của nhóm.

Hãy chắc chắn giới thiệu phần công nghệ mới cho nhóm của bạn và cho đồng nghiệp của bạn biết làm thế nào họ có thể sử dụng nó để làm lợi thế cho họ. Họ nên hiểu rằng điều đó cũng sẽ giúp họ quản lý thời gian của họ tốt hơn và do đó không lãng phí bất kỳ vấn đề nào, vì vậy, đó là một tình huống đôi bên cùng có lợi.

Phần mềm Timesheet sẽ giúp người lao động chú ý đến thời gian họ dành cho nhiệm vụ, giúp cải thiện sự tập trung và chống lại sự phân tâm. Ngoài ra, các công cụ theo dõi thời gian loại bỏ nỗi đau của tính toán tiền lương chính xác. Bạn sẽ không bao giờ trả quá nhiều hoặc trả cho bất cứ ai khi bạn có dữ liệu chính xác về chi phí thời gian làm việc của họ.

Lợi ích chính của các công cụ theo dõi thời gian đặc biệt cho các đội ở xa là mọi nhân viên đều cảm thấy như họ chịu trách nhiệm về thời gian của họ. Đồng thời, họ có thể phát hiện ra các hoạt động không hiệu quả và điểm yếu trong hiệu suất của họ và làm điều gì đó về họ.

5. Nhằm tạo ra một văn hóa công ty mạnh mẽ.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, mục tiêu của bạn không chỉ là có một nhóm có vị trí độc lập mà còn xây dựng văn hóa công ty hùng mạnh. Điều này có thể xảy ra bằng cách tìm hiểu nhau, làm việc hướng tới cùng một mục tiêu, tôn trọng thời gian của nhau và đánh giá cao mọi kỹ năng và tài năng của mọi người.

Tóm lược

Quản lý các nhóm từ xa là một thách thức: tổ chức một quy trình có ý nghĩa, giám sát các thành viên của nhóm Hoạt động và theo dõi quá trình làm việc khó hơn nhiều so với tại văn phòng. Tuy nhiên, hãy làm theo một số quy tắc đơn giản và bạn sẽ làm điều đó. Bằng cách này, bạn có thể có một nhóm nhân viên trung thành, chăm chỉ và làm việc hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được tầm nhìn của công ty sớm hơn.

Câu chuyện này được xuất bản trong The Startup, ấn phẩm doanh nhân lớn nhất Medium Medium, theo sau là 317.629 người.

Đăng ký để nhận những câu chuyện hàng đầu của chúng tôi ở đây.