Nhóm tài liệu: Cách phân công nhiệm vụ

bởi ClickHelp - công cụ soạn thảo trợ giúp tốt nhất

Đó là thời gian để chấp nhận sự thật: bạn có thể tự mình làm tất cả. Có kỹ năng và định hướng nhiệm vụ như bạn có thể, tung hứng nhiều dự án cùng một lúc có thể gây tổn hại cho bạn. Bạn cần để người khác giúp bạn và giảm bớt áp lực.

Tuy nhiên, nhiệm vụ ủy nhiệm là đơn giản như nó có thể nghe. Bạn cần tìm nhà văn kỹ thuật hoàn hảo cho công việc để kết quả là tuyệt vời. Ví dụ, nếu bạn bị ép thời gian, hãy tìm nhà văn có khối lượng công việc thấp nhất và tốc độ làm việc nhanh nhất.

Nhưng, quan trọng nhất, bạn phải tránh rơi vào một trong hai cái bẫy sau: vi mô hóa toàn bộ quy trình tài liệu người dùng hoặc không giám sát đúng nhóm của bạn.

Bài viết này sẽ dạy bạn làm thế nào để tránh bị cuốn vào một trong những tình huống đó.

Cơ sở của Đoàn

Bạn phải học cách phân công nhiệm vụ rõ ràng cho nhóm của mình, bày tỏ kỳ vọng và đặt thời hạn. Bạn cũng cần triển khai một hệ thống theo dõi cho phép bạn trao quyền tự chủ cho người hoàn thành nhiệm vụ, trong khi vẫn có thể giám sát họ.

Mặc dù Don Don nhận được ý tưởng sai. Bạn vẫn là một phần của quá trình làm việc và cần phải sẵn sàng cho nhóm của mình nếu có bất kỳ câu hỏi nào phát sinh. Tài liệu người dùng có thể có nhiều hình thức phức tạp, tùy thuộc vào chủ đề hoặc ý định đằng sau nội dung, vì vậy hoàn toàn có thể bạn sẽ phải chỉ định hai hoặc nhiều người cho dự án cụ thể đó.

Điều khá quan trọng đối với người quản lý là biết khả năng của nhóm của anh ấy là gì. Hãy thử sử dụng bài đăng trên blog của chúng tôi về các kỹ năng chính cho các nhà văn kỹ thuật để phân tích nhóm của riêng bạn. Nó luôn luôn hữu ích để giữ hình ảnh này trong một tâm trí.

Năm bước của phái đoàn

Dưới đây là một vài điều có thể giúp bạn giảm bớt quá trình ủy nhiệm và tránh mọi sự bất tiện.

  • Nhiệm vụ là riêng lẻ: Khi bạn nói với nhóm của mình những việc họ phải làm, điều đó có hiệu quả hơn khi giao trực tiếp từng nhiệm vụ cho một người và kiểm tra xem mọi người có ở trên cùng một trang không. Cung cấp hướng dẫn rõ ràng và chính xác, để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình. Ví dụ: một người chịu trách nhiệm viết các chủ đề mới, một người khác để tạo video hướng dẫn, v.v.
  • Cung cấp cho họ Bức tranh lớn hơn: Luôn dễ dàng hơn để làm việc trên một cái gì đó nếu bạn biết mục tiêu là gì. Đặc biệt là khi chúng tôi nói về một nhiệm vụ phức tạp như tạo ra một nền tảng kiến ​​thức, mỗi thành viên trong nhóm nên nhận thức được kết quả mà họ cần cung cấp.
  • Đưa ra thời hạn và bám sát họ: Điều đó rất quan trọng để nói với nhóm của bạn ngay từ đầu, họ có thể làm việc bao lâu với một việc gì đó. Giải thích tầm quan trọng của việc họ giao việc đúng giờ trong mối tương quan với các quy trình khác trong doanh nghiệp của bạn.
  • Sử dụng báo cáo định kỳ: Khi bạn ủy quyền, bạn không chủ động tham gia vào việc hoàn thành từng nhiệm vụ, nhưng bạn phải có ý thức về những gì đang diễn ra. Cách tốt nhất để làm điều đó là yêu cầu các thành viên trong nhóm cung cấp các báo cáo về tình trạng công việc của họ. Như vậy, bạn có thể có một cái nhìn tổng quan về quy trình và can thiệp bất cứ khi nào bạn phải, do đó cho phép bạn ở trong kế hoạch tài liệu của mình.
  • Nói với họ làm thế nào họ có thể liên lạc với bạn: Lý tưởng nhất là một cuộc họp hàng tuần không phải là cơ hội duy nhất mà nhóm của bạn có thể tương tác với bạn. Họ cần biết rằng trong trường hợp có điều gì đó phát sinh, họ có thể nhanh chóng nắm lấy bạn.

Cần phải đề cập rằng giữ hầu hết các thông tin như vậy ở một nơi là một ý tưởng tuyệt vời. Vì vậy, hãy suy nghĩ về việc tạo ra một kế hoạch tài liệu để cung cấp cho nhân viên một cái gì đó để tham khảo.

Hãy chú ý hơn đến môi trường làm việc của bạn - đảm bảo bạn có tất cả các công cụ phù hợp để ủy thác tốt hơn và nhanh hơn. Rất nhiều công cụ soạn thảo trợ giúp chứa các tính năng cải thiện quy trình làm việc nhóm và cho phép phân công nhiệm vụ hiệu quả hơn, giống như các tính năng làm việc nhóm trong ClickHelp.

Nó nói về niềm tin

Đoàn không có nghĩa là người quản lý không phải là người làm việc trên bất cứ điều gì. Nó có nhiều hơn để làm với kết quả cuối cùng chính nó.

Có một mức độ tin cậy cần tồn tại giữa các đại biểu và nhóm của họ. Không có kỹ thuật quản lý có thể thay thế điều đó.

Chúc may mắn với bài viết kỹ thuật của bạn!
Nhóm trợ giúp

Được xuất bản lần đầu tại clickhelp.co.